Müşteriye Yanlış Belge Revizyonu Göndermeyi Önleme Rehberi

Müşterinize üretim hattındaki son değişiklikten önceki eski teknik çizimi veya tarihi geçmiş bir ham madde test analizini iletmek, şirketinizin ticari itibarını zedeler ve maddi tazminat riskleri doğurur.

Peki müşterilere yanlış belge revizyonu gönderme hatası neden yapılır ve bu durum nasıl önlenir?

1. Yanlış Revizyon Gönderilmesinin 4 Ana Nedeni

1. Kişisel Masaüstlerinde Dosya Saklamak: Satış temsilcisinin 6 ay önce bilgisayarına indirdiği eski PDF dosyasını doğrudan müşteriye e-posta ekiyle atması.
2. Standardize Olmayan Dosya İsimleri: Dosya adında son_rapor_v2_onayli_FINAL.pdf gibi belirsiz ifadeler bulunması.
3. Master Belge Listesini Kontrol Etmemek: Dosyanın onaylı master kopyasına bakılmadan işlem yapılması.
4. Dört Göz Kontrolünün Olmaması: Belgeyi gönderen kişi dışında teknik bir uzmanın kontrol sağlamaması.

2. Yanlış Revizyonu Önleyen 4 Adımlı Kontrol Prosedürü

1. Talep Alınır -> 2. Master Listeden Doğrulanır -> 3. Dört Göz Kontrolü -> 4. Kayıtlı Teslimat

Adım 1: Master Listeden Doğrulama

Müşteriye gönderilecek hiçbir evrak kişisel bilgisayardan çekilemez. Yalnızca Ana Belge Listesindeki (Master Document List) onaylı ve filigranlı sürüm indirilmelidir.

Adım 2: Dosya Adı Standardı

Gönderilecek dosyanın adı mutlaka [BelgeKodu]_[ÜrünKodu]_[RevizyonNo] formatında olmalıdır. Örn: TDS-KBL-001_PRD-101_Rev03.pdf.

Adım 3: Dört Göz Kontrolü (Four-Eyes Principle)

Teknik nitelik taşıyan belgeler (test raporu, MSDS, teknik çizim) müşteriye gitmeden önce Kalite veya Teknik Birimden bir sorumlu tarafından kontrol edilip onaylanır.

Adım 4: Teslim Edilen Sürüm Kaydı

Müşteriye iletilen belgenin kodu, revizyon numarası ve iletim tarihi müşteri talep kaydına işlenir. İleride bir uyuşmazlık çıktığında ne zaman hangi sürümün yollandığı kanıtlanır.

Müşteri evrak teslimatlarınızda sıfır hata disiplini kurmak için TEVSİK Müşteri Belge Masası çözümlerimizi inceleyebilirsiniz.