Denetim Kontrol–Kanıt Matrisi Nasıl Hazırlanır?
Müşteri ana yüklenicileri, belgelendirme kuruluşları veya bağımsız denetçiler fabrikanıza geldiğinde ellerinde onlarca maddeden oluşan denetim soru listeleri (Checklist) bulunur. Denetim anında her soruya karşılık gelen resmi teknik kanıtın (Test raporu, kalibrasyon sertifikası, eğitim katılım formu vb.) sunulması beklenir.
Denetim Kontrol–Kanıt Matrisi, denetim maddeleri ile bu maddeleri kanıtlayan şirket belgelerini birebir eşleştiren ve eksik kanıtları denetim öncesinde tespit etmenizi sağlayan operasyonel tablodur.
1. Standart Denetim Kontrol–Kanıt Matrisi Tablosu Örneği
Aşağıdaki tablo imalat ve ihracat tesislerinde kullanılan örnek bir Denetim Kontrol–Kanıt Matrisi yapısını göstermektedir:
| Soru / Madde No | Denetim Kriteri / Şartı | Birincil Doğrulama Kanıtı | Kanıt Belge Kodu | Aktif Revizyon | Kanıt Sahibi | Hazırlık Durumu |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Madde 4.1 | Kalibrasyon takibi yapılıyor mu? | Cihaz Kalibrasyon Sertifikası | CRT-CAL-2026 | Rev 02 | M. Yılmaz | Eksiksiz (Hazır) |
| Madde 6.2 | Personel yetkinlik eğitimi var mı? | Yıllık Eğitim Katılım Formu | FRM-HR-04 | Rev 01 | E. Varol | Eksiksiz (Hazır) |
| Madde 8.5 | Hammadde izlenebilirliği sağlandı mı? | döküm Analiz Sertifikası (CoA) | COA-RAW-88 | Süresi Doldu! | S. Kaya | Rapor Bekleniyor (Sarı) |
| Madde 9.1 | Yangın testi standartlara uygun mu? | Akredite Yangın Test Raporu | Yok / Eksik | - | K. Demir | KANIT EKSİK! (Kırmızı) |
2. Kanıt Hazırlığında 3 Temel Kriter
Denetçiye sunulacak bir kanıtın geçerli kabul edilebilmesi için şu üç özelliğe sahip olması gerekir:
- Doğrulanabilirlik: Kanıtın bağımsız veya onaylı bir kayda dayanması (Örn: Akredite lab mührü).
- Güncellik: Kanıtın yürürlükteki test standardına ve güncel ürün reçetesine uygun olması.
- Sahiplik: Kanıtın kim tarafından hazırlandığının ve onaylandığının belli olması.
3. Denetim Kontrol–Kanıt Matrisi Kurulum Adımları
- Adım 1: Tabi olacağınız denetim standardını veya müşteri şartnamesini dikey satırlara işleyin.
- Adım 2: Her maddeyi doğrulayan resmi belge kodunu ve onaylı kopyanın konumunu tanımlayın.
- Adım 3: Kanıtı olmayan maddeleri "Kırmızı / Eksik" olarak işaretleyip aksiyon planına dahil edin.
- Adım 4: Denetim gününden en az 2 hafta önce simülasyon kontrolü yapın.
Denetim kanıtlarınızı eksiksiz ve stressiz bir şekilde hazırlamak için TEVSİK Denetim Kanıt Hazırlığı operasyon altyapımızı inceleyebilirsiniz.