SharePoint, Drive ve DMS Kullanırken Hangi Belge Verileri Takip Edilmeli?
Birçok sanayi kuruluşu SharePoint, Google Drive veya özel bir Doküman Yönetim Sistemi (DMS) kurduğunda belge yönetim problemini tamamen çözdüğünü varsayar. Ancak birkaç ay sonra klasörlerin yine karıştığı, hangi dosyanın güncel olduğunun bilinemediği görülür.
Çünkü SharePoint veya Drive bir depolama alanıdır (Storage); belge operasyonu ise bir süreç disiplinidir.
1. Depolama (Storage) ile Operasyon Arasındaki Fark
Depolama sistemi dosyanın kendisini (PDF, DWG, XLSX) tutar. Belge operasyonu ise belgenin üst verisini (Metadata) ve ürünle/müşteriyle olan canlı ilişkisini yönetir.
2. SharePoint / Drive Üzerinde Takip Edilmesi Gereken 7 Kritik Üst Veri (Metadata)
Klasör ismi açıp dosyaları içine atmak yerine, sisteminizde şu 7 sütunu (Column / Attribute) zorunlu alan olarak tanımlamalısınız:
- Master Belge Kodu (Doc ID): Dosyanın tekil numarası.
- Aktif Revizyon No (Revision): Dosyanın yürürlükteki sürüm kodu.
- Ürün / Parça Kodu (Product Code): Belgenin ilişkili olduğu ürün ailesi.
- Belge Sahibi (Owner): Belgeden birinci derecede sorumlu kişi.
- Geçerlilik Bitiş Tarihi (Expiration Date): Periyodik yenileme zamanı.
- Gizlilik Derecesi (Classification): Tasnif Dışı, Ticari Sır, İzne Tabi.
- Operasyonel Durum (Status): Yürürlükte, Revize Ediliyor, Geçersiz (Obsolete).
3. Mevcut Altyapınızı Değiştirmeden Çalışma Yaklaşımı
Var olan SharePoint veya Drive yapınızı yıkmanıza gerek yoktur. TEVSİK yaklaşımı, mevcut dosya depolama konumlarınızı haricî referans adresi (URL/Path) olarak korur; ancak bunun üzerine canlı revizyon, periyodik takvim ve ürün matrisi katmanını ekler.
Mevcut depolama sistemlerinizi canlı bir belge operasyonuna dönüştürmek için TEVSİK Müşteri Belge Masası altyapımızı inceleyebilirsiniz.