Sertifika Geçerlilik Takibi Nasıl Kurulur?
Sanayi şirketlerinin müşteri portalına veya ihale sistemine evrak yüklerken yaşadığı en utanç verici anlardan biri, yüklenen ISO sertifikasının veya laboratuvar test raporunun süresinin 3 ay önce dolduğunu müşteriden öğrenmektir.
Sertifika geçerlilik süresinin dolması; ihracat sevkiyatlarının durmasına, müşteri onaylı tedarikçi statüsünün kaybedilmesine ve ağır cezai yaptırımlara yol açabilir.
1. Hangi Belgelerin Geçerlilik Süresi Takip Edilmelidir?
- Sistem Sertifikaları: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, IATF 16949 (Genelde 3 yıllık geçerlilik).
- Ürün Uygunluk Belgeleri: CE Sertifikaları, TSE Belgeleri, EAC, UL Sertifikaları.
- Periyodik Raporlar: RoHS/REACH Analizleri (Yıllık yenilenir), Yangın ve Akustik Test Raporları.
- Tedarikçi Ham Madde Belgeleri: Çelik, plastik ve kimyasal ham madde analiz sertifikaları (CoA).
2. Standart Sertifika Takip Tablosu Yapısı
Aşağıdaki matris imalat sanayiinde kullanılan periyodik uyarı sistemli takip yapısını örneklemektedir:
| Sertifika / Belge Adı | Belge Kodu | Veriliş Tarihi | Bitiş Tarihi | Hazırlık Uyarı Tarihi (-90 Gün) | Sorumlu | Mevcut Statü |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ISO 9001:2015 | CRT-ISO-01 | 15.10.2024 | 14.10.2027 | 15.07.2027 | E. Varol | Geçerli (Yeşil) |
| RoHS Uyum Raporu | LAB-RHS-2025 | 01.03.2025 | 01.03.2026 | 01.12.2025 | M. Yılmaz | Yenileme Aşaması (Sarı) |
| Yangın Dayanım | FR-TST-2023 | 10.05.2023 | 10.05.2026 | 10.02.2026 | S. Kaya | ACİL UYARI! (Kırmızı) |
3. Akıllı Uyarı Kademeleri (90-60-30 Gün Kuralı)
Bir sertifikanın bitiş tarihinde harekete geçmek çok geçtir. Çünkü akredite laboratuvar testleri veya denetim süreçleri 1 ila 3 ay sürebilir. Bu nedenle 3 kademeli uyarı modeli kurulmalıdır:
- T-90 Gün (Erken İkaz): Yenileme bütçesi ayrılır, onaylı laboratuvardan veya belgelendirme kuruluşundan randevu alınır.
- T-60 Gün (Numune Gönderimi / Denetim Hazırlığı): Test numuneleri hazırlanır, ön evraklar iletilir.
- T-30 Gün (Kritik Aşama): Raporun taslağı kontrol edilir, müşteri portallarına güncelleme duyurusu yapılır.
Sertifika geçerlilik sürelerinizi riske atmadan otomatik periyodik takvimle yönetmek için TEVSİK Ürün Teknik Dosyası altyapımızı inceleyebilirsiniz.