Belge Sahipliği Matrisi Nasıl Hazırlanır?
Bir şirkette "Bu test raporunu kim güncelleyecek?" veya "Müşterinin istediği bu deklarasyonu onaylamaya kim yetkili?" soruları sorulduğunda herkes birbirini gösteriyorsa, orada sahipsiz evraklar var demektir.
Belge Sahipliği Matrisi, şirket içindeki her bir teknik evrak, sertifika ve form tipi için kimin Sorumlu (Accountable), kimin Uygulayıcı (Responsible), kimin Danışılan (Consulted) ve kimin Bilgilendirilen (Informed) olduğunu gösteren RACI tablosudur.
1. RACI Modelinin Belge Operasyonuna Uyarlanması
- R - Responsible (Hazırlayan / Uygulayan): Belgeyi fiilen tasarlayan, verileri toplayan ve hazırlayan kişi.
- A - Accountable (Birincil Belge Sahibi / Onaylayan): Belgenin doğruluğundan nihai olarak sorumlu ve yayımlama yetkisine sahip yönetici. (Her belge için sadece 1 kişi olabilir).
- C - Consulted (Danışılan Uzman): Belge hazırlanırken teknik görüşü alınan uzman (Örn: Laboratuvar mühendisi, hukuk danışmanı).
- I - Informed (Bilgilendirilen): Belge güncellendiğinde bilgi verilen birimler (Örn: Satış, İhracat operasyon).
2. Standart Belge Sahipliği Matrisi Örneği
| Belge Türü | Birincil Belge Sahibi (Accountable) | Hazırlayan (Responsible) | Danışılan (Consulted) | Bilgilendirilen (Informed) | Yedek Sorumlu |
|---|---|---|---|---|---|
| Ürün Teknik Föyü (TDS) | Ürün Müdürü | Ar-Ge Mühendisi | Kalite Müdürü | Satış & İhracat | Ar-Ge Uzmanı |
| RoHS / REACH Beyanı | Kalite Müdürü | Laboratuvar Sorumlusu | Çevre Mühendisi | Müşteri İlişkileri | Kalite Mühendisi |
| CE Uygunluk Deklarasyonu | Genel Müdür / Teknik Md. | Regülasyon Uzmanı | Hukuk Danışmanı | Tüm Satış Ekipleri | Kalite Müdürü |
| ISO 9001 Sertifikası | Kalite Yönetim Temsilcisi | Kalite Uzmanı | Tüm Birim Amirleri | Şirket Geneli | İnsan Kaynakları |
3. Belge Sahipliği Matrisi Kurmanın 3 Kritik Faydası
- Personel Değişikliğinde Bilgi Kaybını Önler: Çalışan işten ayrıldığında belgenin sahibi ve yedek sorumlusu belli olduğu için süreç aksamadan devam eder.
- Yetkisiz Onayları Engeller: Yeterli teknik yetkisi olmayan çalışanların müşteriye taahhüt içeren belge göndermesini önler.
- Denetimlerde Açık Sorumluluk Sağlar: ISO ve müşteri denetimlerinde belgelerin muhatapları anında belirlenir.
Belge sorumluluk matrisinizi oluşturmak ve operasyon altyapınızı güçlendirmek için TEVSİK Müşteri Belge Masası çözümlerimizi inceleyebilirsiniz.